“TECH-ETIQUETTE” – O E-MAIL

Com a expansão da internet, a utilização do e-mail tornou-se numa forma rápida e simples de trocar informações pessoais ou profissionais. Deve, no entanto, salvaguardar-se as situações em que os assuntos são de carácter confidencial ou em caso de envio de mensagens de condolências, em que o uso do e-mail não é adequado.

Na comunicação escrita, deve ter-se especial atenção à forma e ao conteúdo das mensagens, o e-mail não é diferente. No futuro, um e-mail pode ser lido e reenviado para outros destinatários, inúmeras vezes.

Assim e tendo em conta o uso diário deste meio de comunicação, deixo alguns apontamentos que considero úteis para uma utilização mais adequada:

• É aconselhável que mantenha uma conta de e-mail pessoal e outra profissional. Pode evitar dissabores no futuro.

• Os ícones devem ser usados apenas para as mensagens de carácter pessoal.

• Redija o e-mail com cuidado – utilização de pontuação adequada, utilização de parágrafos, uso de letras maiúsculas e minúsculas, etc.

• Mencione sempre o assunto. Torna mais fácil a pesquisa (quando necessário) e permite ao destinatário saber do que se trata.

• Utilização do CC ou Bcc: CC permite enviar cópias para outros destinatários, enquanto o Bcc permite que os vários destinatários não tenham conhecimento entre si.

• A mensagem deve ser curta. Caso se verifique o contrário, deverá mencionar a mensagem é longa.

• Deve ter uma saudação inicial e a sua assinatura no final.

• Quando tiver necessidade de anexar ficheiros, tenha em atenção não só tamanho, mas também a versão do programa que envia.

• Verifique sempre os ficheiros que anexar às mensagens.

• Qualquer e-mail deve ser respondido. Quando não lhe for possível dar resposta imediata, deve acusar a receção do e-mail.

• Sendo uma mensagem de carácter rápido, espera-se que o período de resposta não ultrapasse 24/48 horas.

Espero que este artigo seja útil e que quando for usar o seu e-mail tenha em consideração algum dos pontos anteriores.

Até breve!