As reuniões de trabalho fazem parte do dia-a-dia de todas as instituições. Não vou, por agora, abordar a organização de uma reunião. Vou partilhar convosco algumas regras, que se forem respeitadas, irão facilitar a realização de uma reunião de trabalho. Tenha em atenção o seguinte:
Não chegue atrasado. Considere o tempo da deslocação e algum imprevisto que possa surgir. No caso de se atrasar, ligue a avisar.
O vestuário deve ser adequado. Em caso de dúvida, opte por vestuário formal.
Cumprimente os participantes da reunião.
Não se sente na cabeceira da mesa. Esse é o lugar de quem dirige a reunião.
Desligue o telemóvel ou coloque-o em silêncio. Se for estritamente necessário manter o telemóvel ligado, coloque-o em modo de vibração e informe os presentes, antes do início da reunião, que está a aguardar uma chamada importante. Se receber essa chamada deverá retirar-se da sala para falar.
Sente-se de forma adequada.
Evite comportamentos desadequados, conversas paralelas e tente manter o foco no objetivo da reunião.
Prepare a sua participação. Estude os documentos, que lhe forem enviados.
Se tiver necessidade de gravar a reunião (áudio/vídeo), deve antes do seu início comunicar e obter a anuência de todos os participantes.
Dê a sua opinião apenas quando lhe for solicitada ou se tiver informações a que os restantes participantes não tenham acesso.
Quando for a sua vez de participar faça-o de forma clara e concisa. Olhe para todos os participantes, não ignore ninguém.
Utilize linguagem adequada.
Evite comer durante a reunião. Se tomar café ou chá deve ter cuidado com o barulho dos talheres.
Evite interromper/sair no decorrer da reunião. Com uma boa planificação do seu dia, conseguirá estar presente e participar com sucesso nas suas reuniões.
Antes de sair arrume a sua cadeira.
Espero que este artigo lhe seja útil na próxima reunião de trabalho.
Até breve,
SRM