“Tech-Etiquette” – O e-mail

Com a expansão da internet, a utilização do e-mail tornou-se numa forma rápida e simples de trocar informações pessoais ou profissionais. Deve, no entanto, salvaguardar-se  as situações em que os assuntos são de carácter confidencial ou em caso de envio de mensagens de condolências, em que o uso do e-mail não é adequado.

Na comunicação escrita,  deve ter-se   especial  atenção à forma  e ao conteúdo das mensagens, o e-mail não é diferente. No futuro, um e-mail pode ser lido e reenviado para outros destinatários, inúmeras vezes.

Assim e tendo em conta o uso diário deste meio de comunicação, deixo alguns apontamentos que considero úteis para uma utilização mais adequada:

  • É aconselhável que mantenha uma conta de e-mail pessoal e outra profissional. Pode evitar dissabores no futuro.
  • Os ícones devem ser usados apenas para as mensagens de carácter pessoal.
  • Redija o e-mail com cuidado – utilização de pontuação adequada, utilização de  parágrafos, uso de letras maiúsculas e minúsculas, etc.
  • Mencione sempre o assunto. Torna mais fácil a pesquisa (quando necessário) e permite ao destinatário saber do que se trata.
  • Utilização do CC ou Bcc: CC permite enviar cópias para outros destinatários, enquanto o Bcc permite que os vários destinatários não tenham conhecimento entre si.
  • A mensagem deve ser curta. Caso se verifique o contrário, deverá mencionar a mensagem é longa.
  • Deve ter uma saudação inicial e a sua assinatura no final.
  • Quando tiver necessidade de anexar ficheiros, tenha em atenção não só  tamanho, mas também a versão do programa que envia.
  •  Verifique sempre os ficheiros que anexar às mensagens.
  • Qualquer e-mail deve ser respondido. Quando não lhe for possível dar resposta imediata, deve acusar a receção do e-mail.
  • Sendo uma mensagem de carácter rápido, espera-se que o período de resposta não ultrapasse 24/48 horas.
Espero que este artigo seja útil e que quando for usar o seu e-mail tenha em consideração algum dos pontos anteriores.
Até breve!
*Na página das sugestões de leitura, poderão ver obras onde este tema é abordado.

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